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传统会计档案管理与电子会计档案管理有何不同

时间:2020-12-22   访问量:121

传统会计档案管理和电子档案管理方式究竟有何区别?

就档案的全生命周期管理来看,传统的纸质会计档案管理和电子会计档案管理方式有着很大的不同。


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 传统会计档案管理 vs 电子会计档案管理 



档案采集环节


# 以前:人工采集,效率低成本高

企业存在大量不同类别的会计档案资料,如会计凭证、银行回单等,以往,档案管理员需要在不同系统中手动采集纸质会计档案,尤其是银行回单,需要定期去银行打印回单,提前预约、现场排队。不仅财务人员耗时耗力,还易导致效率低下、时效滞后

# 现在:自动智能采集,加速无纸化

每刻电子会计档案管理系统与各大业务系统、财务系统(如金蝶、SAP等)、各大银行、税务系统打通,直接将企业内外部档案数据采集到每刻电子档案系统中,并且建立关联,并对会计资料分类存储、智能关联,这样既保障了数据的真实、有效、透明,节省了财务整理采集档案的工作量,也减轻了企业保管档案的成本。


档案归档环节


# 以前:人工归档,合规性难以保证

目前国内纸质档案管理方式为主的现状下,无论是在业务流转过程中还是最终入账关账时,会计凭证的完整性检查基本依靠人工来完成。在档案局明确规定会计档案必须保证档案的完整的前提下,归档时凭证完整性检查、装订整理等工作主要还是依靠人工,效率低,花费时间长,准确性难以保证。

# 现在:自动归档,多维度标签追溯

电子会计档案管理系统可保证电子凭证在完整、合规的前提下进行自动归档;可根据凭证的内容:类型、摘要、金额、部门、公司等条件来配置所需检查完整性的凭证,并满足公司后续不同的查阅需求。


档案查阅环节


# 以前:内部查阅困难,无法快速检索

纸质档案管理面对各种审计抽凭,企业常常在寻找对应单据凭证时困难重重。单据归档后常常出现单据和凭证不匹配的现象,企业不同部门间查阅资料麻烦。实物分散,实物凭证与业务分散,无法快速搜索、准确查找。

# 现在:一键查询借阅,对应凭证不迷路

电子会计档案管理方式下,电子会计凭证、发票、回单、业务单据全部电子化存储,利用系统索引建立关联,保存完整的业务逻辑关系,提供多维度的检索条件,快速查到凭证,并可以在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料。节省了查找时间和人力,提高了内外部审计等相关工作体验。



每刻电子会计档案管理解决方案,已经服务于多家上市公司及大型企业,帮助他们实现降本增效。如果您的企业会计档案管理升级的难题,想了解详细的每刻档案解决方案,欢迎点击下方链接获取。


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