档案管理

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纸电混合时代企业该如何进行档案管理

时间:2021-01-08   访问量:71

会计档案是记录各种信息的原始文件,是企业了解业务信息的重要参考凭证。我们正处在纸质档案向电子档案过渡的纸电混合时代,财政部与档案局对于电子会计档案的储存与管理已经提出了对应的规范化要求。鉴于当前所处的阶段:

如何选择合适的档案管理方式

到底是选择纸质档案?

还是电子档案?

如何在符合规范要求的同时达到财务管理上的最优解?实现会计档案价值的最大化?

通过对比二者的特点,择优选用适合企业实际需求的档案管理方式


纸质档案的特点


1、纸质档案的信息高度依赖于载体,即储存信息的纸张


2、纸质档案中信息与载体很难分离出来,有利于信息长时间储存,但也存在一些客观的特殊因素。载体为纸则会潮湿、易燃烧、需有专门的储存空间。


3、纸质档案归档时,需要人工整理储存,不同的地点纸质文件资源共享存在困难,存在信息流通难的情况


电子档案的特点


1、信息储存密度高,磁盘、光盘等各种电子媒体具有海量存储能力,占用物理空间小,存储容易,信息的形式更加多样化


2、电子档案的内容可以是照片,文本,声音和影像,这样使得电子档案的内容多样二生动,是电子档案的重要功能


3、电子档案可以随时共享,跨越地域障碍,在不同的地区共享档案信息,大大提高查档效率,提升档案使用率


4、电子档案的所有内容都可以和载体自由分离,以数字的形式保存到方便查找的地方,查阅是更加便捷


基于两种档案管理方式不同的特点电子档案的灵活度远高于纸质档案。那么当前大部分市场的应用情况,在纸电档案并存管理的过程中,为达到同一管理目的,需两种介质能互相关联,互相转化。


一、纸质资料影像化处理,形成电子影像件,进行同一的电子化归档管理

二、电子资料打印出来,按传统方式进行同一纸质化归档管理。


财政政策对档案的要求


《财政部 国家档案局令 第79号》(点击阅读原文)

满足条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案


财会[2020]6号 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知(点击阅读原文)

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。


电子会计档案


每刻拥有成熟的电子档案解决方案,支持存储财务相关的各类数据及其附件、影像,并建立各类数据之间的关联关系,支持开放数据接口和企业其他的信息系统的集成,打破企业内部各个系统之间数据孤岛,建立并实现数据共享一体化,消除数据人工纸质传递的低效和出错概率,涵盖财务各类数据:银行交易流水回单、业务单据、发票、凭证等各类原始凭证和财务入账凭证,帮助d企业建立无纸化绿色环保财务。


档案采集

每刻档案通过与不同的业务系统对接(如报销系统、财务核算系统、银行等),实现自动化数据采集及关系关联。对财务系统生成的会计记账凭证进行电子归档,保存并关联记账凭证与原始凭证(发票、银行回单、业务单据等)的关系,打破企业内部各个系统之间数据孤岛,建立并实现数据共享一体化。



档案管理

每刻档案能将业务系统及财务系统生成的各类电子凭证有序和安全的管理,并严格按照国家财政部和档案总局的相关管理规定,完成档案的采集、保存、查询和归档等一系列操作。


档案查询

每刻档案支持在系统中多维度查询业务单据及附件、发票、银行流水及回单、凭证等,并且在凭证界面展示该凭证所关联的所有相关原始附件,便于财务查档复核。可以实现多种自定义条件下的相关数据统计,为财务提供更大灵活性和便捷性,提升企业财务自动化水平。


随着增值税专用发票电子化的落地,企业将会在大趋势下迎来全面的电子化,电子档案系统也成为企业业务无纸化的新基建。你的企业是否做好准备了呢?每刻电子会计档案赋能企业数字化转型,助力财务共享中心建设,点击下方“获取专属解决方案”为您解决电子化建设难题。


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