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从档案管理角度解答,为何电子发票仍需打印?

时间:2021-01-07   访问量:55

平时最常用的费用报销单,明明有了电子发票,为什么在报销时却依然需要打印单据和纸质发票?对于员工而言不仅需要线上提交电子发票,还需线下打印、粘贴提交纸质发票,拿票报销苦不堪言。


1、公司难以实现全面电子记账

众所周知,发票是财务入账的主要凭据,员工报销需要发票,企业间经济业务活动往来更是离不开发票。但目前增值税专用发票尚未实现电子化,仍为纸质形式,这意味着企业涉及到专票的很多账务处理,都必须按照纸质专票原件来记账和存储。

出于形式一致、统一保存和方便查阅等考虑,公司一般不区分记账原始凭证是否涉及专票,而是将全部账务处理涉及的原始凭证都通过传统纸质形式来保存。包括电子发票、电子报销单据、电子银行流水等,都会进行纸质打印、装订。

2、对电子发票真实、准确的风险考量

目前电子发票最大的报销风险是什么?是电子化带来的数据易篡改、复印件存在重复报销等问题。

为了保证电子发票风险最小化,财务会要求报销人员将电子发票打印,后附发票查验结果,以表明该发票不存在ps问题。甚至,有企业会要求提供电子发票复印件时后附承诺书,保证该发票不存在重复报销、篡改等问题。

总而言之,在公司仍以纸质会计资料归档的方式储存会计档案,电子发票便无法真真正正的做到无纸化。而就目前来看,根据税总发2020年11号文件指出“要确保2020年年底之前在推进增值税专用发票电子化上力争取得实质性明显进展。”同时,近期增值税发票综合服务平台、全国增值税发票查验平台也相继升级了增值税电子专用发票功能,这一切都意味着,电子发票时代很快就要来了!


面临越来越近的发票电子化步伐,企业的会计资料档案管理方式正面临着巨大的挑战。传统的会计资料档案管理方式已无法适应电子化时代的要求,企业急需转变传统档案管理方式为电子会计档案管理方式。


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采集发票的采集分为多种方式,对于企业系统已经上传的发票信息,可通过系统对接的方式进行采集,并保存发票的业务关系;对于企业收到的纸质发票,提供高速扫描仪,进行批量扫描录入;同时对接了底账库库,可采集企业的全量发票信息。


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